Wie könnte, bzw. sollte der Vertrag eines Verkehrsleiters im Bereich Güterkraftverkehr mindestens aussehen und sollte es überhaupt einen Vertrag geben?

Ja – ein schriftlicher Vertrag sollte unbedingt vorhanden sein.

Beim externen Verkehrsleiter ist die vertragliche Beauftragung sogar zwingende Voraussetzung. Beim internen Verkehrsleiter genügt grundsätzlich ein Arbeitsvertrag; zusätzlich sollte jedoch eine schriftliche Bestellung mit Stellenbeschreibung, Befugnissen und Verantwortungsbereichen abgeschlossen werden.

Entscheidend ist nicht allein die Überschrift „Verkehrsleitervertrag“.

Der Verkehrsleiter muss die Verkehrstätigkeiten tatsächlich und dauerhaft leiten können. Dazu benötigt er ausreichend Arbeitszeit, Informationen, Zugang zum Betrieb und echte Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse. Eine reine „Vermietung des Fachkundenachweises“ reicht nicht aus.

1. Interner oder externer Verkehrsleiter?

Verkehrsleiter	Vertragslage
Unternehmer selbst	Kein Vertrag mit sich selbst erforderlich; die Benennung gegenüber der Behörde muss eindeutig sein
Angestellter Verkehrsleiter	Arbeitsvertrag erforderlich; zusätzliche schriftliche Bestellung dringend zu empfehlen
Geschäftsführer oder Gesellschafter	Gesellschaftsrechtliche Stellung kann genügen; Aufgaben und Befugnisse sollten schriftlich festgelegt werden
Externer Verkehrsleiter	Schriftlicher Dienst- beziehungsweise Geschäftsbesorgungsvertrag zwingend erforderlich

Für einen internen Verkehrsleiter schreibt die EU-Verordnung keine bestimmten Vertragsinhalte vor. Arbeitszeit, Vergütung, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten müssen aber eine tatsächliche und dauerhafte Leitung ermöglichen.

2. Mindestinhalt eines Verkehrsleitervertrages

§ 1 Vertragsparteien und Unternehmen

Aufzuführen sind:

• vollständige Firmierung und Anschrift des Verkehrsunternehmens,

• vertretungsberechtigte Person,

• Name und Anschrift des Verkehrsleiters,

• Nummer und Ausstellungsstelle des Fachkundenachweises,

• Betriebssitz und gegebenenfalls Niederlassungen,

• Zahl und Art der eingesetzten Fahrzeuge,

• räumlicher und sachlicher Tätigkeitsbereich.

§ 2 Bestellung und Vertragsgegenstand

Eine mögliche Formulierung:

Das Unternehmen bestellt Herrn/Frau … mit Wirkung zum … zum internen/externen Verkehrsleiter für den erlaubnispflichtigen Güterkraftverkehr. Der Verkehrsleiter übernimmt die tatsächliche und dauerhafte Leitung der Verkehrstätigkeiten des Unternehmens nach Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1071/2009. Die Tätigkeit umfasst den Betrieb am Standort … sowie derzeit … eingesetzte Zugfahrzeuge.

Wichtig ist das Wort „Leitung“. Eine bloße Beratung, gelegentliche Kontrolle oder Zurverfügungstellung des Fachkundenachweises genügt nicht.

§ 3 Aufgaben

Mindestens müssen folgende Aufgaben ausdrücklich übertragen werden:

1. Instandhaltungsmanagement

   • Überwachung von Wartungen, Reparaturen, Hauptuntersuchungen und Sicherheitsprüfungen,

   • Kontrolle der Verkehrssicherheit der Fahrzeuge,

   • Organisation der Mängelbeseitigung,

   • Entscheidung über die Stilllegung nicht verkehrssicherer Fahrzeuge.

     
     

2. Prüfung der Beförderungsverträge und Beförderungsdokumente

   • Prüfung von Frachtverträgen und Transportaufträgen,

   • Kontrolle von Frachtbriefen, Genehmigungen und Gemeinschaftslizenzen,

   • Überwachung von Kabotage- und grenzüberschreitenden Beförderungen,

   • Prüfung eingesetzter Subunternehmer.

     
     

3. Grundlegende Rechnungsführung im Verkehrsbereich

   • Prüfung der für die Verkehrstätigkeit maßgeblichen Abrechnungen,

   • Kontrolle von Fahrzeug-, Maut-, Personal- und Transportkosten,

   • Überwachung einer ordnungsgemäßen Dokumentation der Verkehrsgeschäfte.

     
     

4. Disposition der Ladungen und des Fahrpersonals

   • Organisation und Kontrolle der Fahrzeug- und Fahrereinsätze,

   • Überwachung der Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten,

   • Kontrolle der Fahrtenschreiber- und Fahrerkartendaten,

   • Überwachung von Fahrerlaubnissen, Fahrerqualifizierungsnachweisen und erforderlichen Bescheinigungen.

     
     

5. Sicherheitsverfahren

   • Überwachung der Ladungssicherung,

   • Kontrolle der Unfallverhütungsvorschriften,

   • Unterweisung des Fahrpersonals,

   • Bearbeitung und Auswertung von Verkehrsverstößen, Unfällen und Beanstandungen,

   • Festlegung von Maßnahmen zur Vermeidung weiterer Verstöße.

     
     

Diese fünf Bereiche werden ausdrücklich von Artikel 4 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1071/2009 verlangt.

Die Aufzählung sollte nicht als abschließend bezeichnet werden. Je nach Betrieb gehören beispielsweise Gefahrgut, Schwertransporte, Abfalltransporte, Tiertransporte oder der Einsatz ausländischer Fahrer dazu.

§ 4 Befugnisse des Verkehrsleiters

Dieser Abschnitt ist besonders wichtig. Ohne ausreichende Befugnisse ist eine tatsächliche Leitung kaum möglich.

Der Verkehrsleiter ist berechtigt, im Rahmen seines Aufgabenbereichs den Beschäftigten, insbesondere dem Fahrpersonal und der Disposition, verbindliche Weisungen zu erteilen. Er darf den Einsatz von Fahrern, Fahrzeugen oder Subunternehmern untersagen, wenn gesetzliche Vorgaben, die Verkehrssicherheit oder die erforderlichen Nachweise nicht eingehalten werden. Er erhält uneingeschränkten Zugang zu den für seine Tätigkeit erforderlichen Unterlagen, Fahrzeugen, IT-Systemen, Fahrtenschreiberdaten und Betriebsräumen. Die Geschäftsleitung darf fachliche Entscheidungen des Verkehrsleiters, die der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften dienen, nicht behindern.

Ergänzend sollte der Verkehrsleiter folgende Rechte erhalten:

• Teilnahme an betrieblichen Entscheidungen zum Fuhrpark,

• Anhörung vor Einstellung von Fahrern und Disponenten,

• Anordnung von Schulungen und Nachkontrollen,

• direktes Vortragsrecht bei der Geschäftsleitung,

• schriftliches Eskalationsrecht bei nicht beseitigten Mängeln.

§ 5 Pflichten des Unternehmens

Nicht nur der Verkehrsleiter hat Pflichten. Auch das Unternehmen muss vertraglich verpflichtet werden:

Das Unternehmen stellt dem Verkehrsleiter rechtzeitig alle erforderlichen Informationen, Unterlagen und technischen Zugänge zur Verfügung. Es informiert ihn unverzüglich über Unfälle, Kontrollen, Bußgeldverfahren, Fahrverbote, technische Mängel und sonstige Beanstandungen. Das Unternehmen stellt ausreichende zeitliche, personelle und organisatorische Mittel für die Wahrnehmung der Verkehrsleitertätigkeit bereit und setzt rechtmäßige Anordnungen des Verkehrsleiters um.

Damit wird verhindert, dass der Verkehrsleiter zwar formal verantwortlich sein soll, praktisch aber keine Informationen oder Handlungsmöglichkeiten erhält.

§ 6 Zeitlicher Tätigkeitsumfang und Anwesenheit

Der Vertrag sollte konkret festlegen:

• wöchentliche oder monatliche Mindeststundenzahl,

• feste Kontroll- beziehungsweise Anwesenheitstage,

• Erreichbarkeit,

• Vertretungsregelung bei Urlaub und Krankheit,

• Reaktionszeiten bei dringenden Vorfällen,

• zusätzliche Zeit bei wachsender Fahrzeugzahl.

Beispiel:

Der Verkehrsleiter ist mindestens … Stunden wöchentlich für das Unternehmen tätig. Er ist regelmäßig, mindestens …, persönlich am Betriebssitz anwesend. Bei schwerwiegenden Vorfällen ist er unverzüglich zu informieren.

Eine sehr niedrige pauschale Stundenzahl kann bei einem größeren Fuhrpark Zweifel an der tatsächlichen und dauerhaften Leitung auslösen.

§ 7 Dokumentation und Kontrollen

Der Verkehrsleiter dokumentiert seine wesentlichen Kontrollen, Beanstandungen, Weisungen und Maßnahmen in nachvollziehbarer Form. Über erhebliche Verstöße oder nicht beseitigte Mängel informiert er die Geschäftsleitung schriftlich.

Sinnvoll sind insbesondere:

• monatliche Kontrollberichte,

• Protokolle über Fahrerunterweisungen,

• Auswertungen der Lenk- und Ruhezeiten,

• Wartungs- und Prüflisten,

• Mängelberichte mit Erledigungsvermerk,

• Dokumentation von Weisungen an Geschäftsleitung und Personal.

Diese Nachweise schützen sowohl das Unternehmen als auch den Verkehrsleiter.

§ 8 Vergütung und Kosten

Festzulegen sind:

• monatliche Vergütung,

• Umsatzsteuer, soweit sie anfällt,

• zusätzliche Vergütung bei erheblichem Mehraufwand,

• Fahrt- und Reisekosten,

• Kosten für Software, Schulungen und Arbeitsmittel,

• Anpassung bei steigender Fahrzeug- oder Fahrerzahl.

Die Vergütung und der zeitliche Umfang müssen zur Betriebsgröße und Verantwortung passen. Eine reine symbolische Vergütung kann bei einer behördlichen Prüfung Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Bestellung wecken.

§ 9 Weitere Tätigkeiten des externen Verkehrsleiters

Ein externer Verkehrsleiter darf grundsätzlich höchstens vier Unternehmen mit insgesamt höchstens 50 Fahrzeugen leiten. Die Fahrzeuge aller betreuten Unternehmen werden zusammengerechnet.

Mögliche Formulierung:

Der Verkehrsleiter versichert, durch weitere Mandate die gesetzlich zulässige Höchstzahl von vier Unternehmen und insgesamt 50 Fahrzeugen nicht zu überschreiten. Veränderungen sind dem Unternehmen unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

Außerdem muss er seine Aufgaben im Interesse des jeweiligen Unternehmens und unabhängig von dessen Auftraggebern wahrnehmen. Interessenkonflikte sollten ausdrücklich ausgeschlossen werden.

§ 10 Haftung und Versicherung

Eine vollständige Freizeichnung des Verkehrsleiters wäre problematisch. Vertraglich geregelt werden können aber:

• Haftung nach den gesetzlichen Vorschriften,

• Haftungsbegrenzung bei leichter Fahrlässigkeit, soweit zulässig,

• keine Haftung für verschwiegene Informationen oder ausdrücklich entgegen seiner Weisung getroffene Unternehmensentscheidungen,

• Verpflichtung zum Abschluss einer Vermögensschaden- beziehungsweise Berufshaftpflichtversicherung,

• gegenseitige unverzügliche Information über Schadensfälle.

Wichtig: Eine vertragliche Haftungsbegrenzung beseitigt keine öffentlich-rechtliche, ordnungswidrigkeitenrechtliche oder strafrechtliche persönliche Verantwortung.

§ 11 Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag sollte enthalten:

• Vertragsbeginn,

• unbefristete oder befristete Laufzeit,

• ordentliche Kündigungsfrist,

• Recht zur fristlosen Kündigung,

• Regelung bei Verlust von Fachkunde oder Zuverlässigkeit,

• Übergabe der Unterlagen,

• Mitteilung an die Genehmigungsbehörde.

Ein wichtiger Kündigungsgrund sollte insbesondere vorliegen, wenn das Unternehmen wiederholt rechtswidrige Weisungen erteilt, Informationen zurückhält oder Maßnahmen des Verkehrsleiters nicht umsetzt.

§ 12 Behördenmeldung

Die Bestellung und jede Beendigung der Verkehrsleitertätigkeit werden der zuständigen Genehmigungsbehörde unverzüglich mitgeteilt. Beide Vertragsparteien unterstützen die Vorlage der von der Behörde geforderten Nachweise.

Der externe Verkehrsleiter muss gegenüber der zuständigen Behörde benannt werden.

3. Eine klare Empfehlung

Beim internen Verkehrsleiter sollten mindestens drei Dokumente bestehen:

1. Arbeitsvertrag,

2. schriftliche Bestellung zum Verkehrsleiter,

3. detaillierte Stellen- und Aufgabenbeschreibung mit Weisungsbefugnissen.

Beim externen Verkehrsleiter sollte ein ausführlicher Geschäftsbesorgungs- oder Dienstvertrag abgeschlossen werden. Eine kurze Vereinbarung wie „Herr X stellt dem Unternehmen seinen Fachkundenachweis zur Verfügung“ wäre völlig unzureichend und könnte die Anerkennung durch die Genehmigungsbehörde gefährden.

Besonders wichtig sind nicht nur die Aufgaben, sondern:

• echte Entscheidungsbefugnisse,

• ausreichende Arbeitszeit,

• Zugang zu allen Unterlagen,

• dokumentierte regelmäßige Kontrollen,

• Eskalationsrechte gegenüber der Geschäftsleitung,

• eine angemessene Vergütung,

• eine klare Regelung, was geschieht, wenn das Unternehmen Anordnungen nicht befolgt.

Der Vertrag sollte vor Unterzeichnung auf den konkreten Betrieb, die Fahrzeugzahl und die innerbetriebliche Organisation zugeschnitten und wegen der erheblichen Haftungsfolgen anwaltlich geprüft werden. Ein allgemeines Muster kann dafür nur die Grundlage bilden.

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